“Kan dit niet automatisch?” is meestal technisch met ja te beantwoorden. De nuttigere vraag is of de besparing opweegt tegen het bouwen.
Aan deze signalen herken je welk werk geschikt is en wat je beter met de hand kunt blijven doen.
Zeven signalen dat werk zich leent voor automatiseren
1. Het komt met vaste regelmaat terug
Elke dag, elke week of bij iedere order. Hoe vaker iets gebeurt, hoe sneller het bouwen zich terugverdient. Vijf minuten werk dat tien keer per dag gebeurt, is interessanter dan een halve dag werk die eenmaal per jaar terugkomt.
2. Het gaat elke keer op dezelfde manier
Als je het aan een nieuwe medewerker kunt uitleggen in een stappenplan van tien regels, kan een programma het waarschijnlijk ook.
3. Er wordt iets overgetypt
Gegevens die van het ene scherm naar het andere gaan zijn het meest voorkomende geval en meestal het makkelijkst weg te nemen. Daarover schreef ik apart: wat dubbel overtypen je kost.
4. De beslissingen zijn in regels te vatten
“Is het bedrag hoger dan dit, dan moet ik het zien.” “Is de klant nieuw, dan eerst vooruitbetalen.” Regels waar je het intern over eens bent, kun je opschrijven en laten uitvoeren.
5. Iemand controleert steeds of iets al is gebeurd
Lijstjes nalopen, mappen doorkijken of vragen of de klant al heeft betaald. Dat werk bestaat doordat het overzicht ontbreekt en is vaak goedkoop op te lossen.
6. Het gebeurt buiten kantooruren of hangt aan één persoon
Werk dat ’s avonds wordt gedaan of stilvalt als iemand ziek is, kost meer dan alleen de gewerkte uren.
7. Fouten vallen pas laat op
Als een vergissing pas zichtbaar wordt bij de klant of accountant, is de schade groter dan het invoerwerk zelf.
Herken je er drie of meer bij hetzelfde klusje, dan is dat waarschijnlijk het eerste dat je zou moeten aanpakken.
Waar het het vaakst zit
In de bedrijven waar ik kom komen steeds dezelfde vier terug:
- Documenten die per opdracht worden opgemaakt, zoals werkbonnen, laadbonnen, offertes en opdrachtbevestigingen. De opzet is vaak hetzelfde en de gegevens staan al in een bestand.
- Terugkerende berichten, zoals een bevestiging na een aanvraag, een herinnering een dag van tevoren of een melding dat de bestelling onderweg is.
- Overzichten die iemand met de hand samenstelt. Lees ook rapportages die met de hand worden gemaakt.
- Debiteuren opvolgen: wie heeft nog niet betaald, wie krijgt een herinnering en wie moet je zelf bellen?
En waar je vanaf moet blijven
Laat werk met vakinhoudelijk oordeel bij mensen. Denk aan een prijs bepalen voor een nieuwe klus, een lastig gesprek voeren of inschatten of een klant betrouwbaar is.
Werk dat iedere keer anders gaat heeft geen bruikbaar patroon. Met tien uitzonderingen op tien gevallen zit automatisering vaker in de weg dan dat het helpt.
Wacht ook met werk dat binnenkort verandert door een verhuizing, een nieuw pakket of een nieuwe werkwijze. Anders leg je een proces vast dat je drie maanden later weer weggooit.
Nog een waarschuwing die minder vaak wordt gegeven: automatiseer geen proces dat er eigenlijk niet zou moeten zijn. Soms is het beste antwoord dat een stap helemaal kan vervallen. Dat kost niets en levert het meeste op.
Hoe je kiest waar je begint
Zet de kandidaten op een rij en scoor ze op twee dingen: wat kost het nu per jaar, en hoe ingewikkeld is het om op te lossen. Begin bij het klusje dat hoog scoort op het eerste en laag op het tweede.
Dat lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk gebeurt het omgekeerde. De meeste bedrijven beginnen bij het onderwerp waar de meeste irritatie zit, en dat is niet altijd hetzelfde als waar het meeste geld ligt. In wat kost dat handwerk je nu eigenlijk staat hoe je dat eerste getal onderbouwt.
En begin klein. Eén onderdeel, in gebruik binnen een paar weken, en dan pas kijken of verder bouwen zin heeft. Zo weet je of het oplevert wat je dacht voordat je aan het volgende begint.
Zelf niet zeker welk klusje het is?
Tijdens de gratis bedrijfsscan kijk ik een uur mee met het werk. Daarna weet je welk onderdeel het meeste kost en wat eraan te doen is. Blijkt er weinig te halen, dan zeg ik dat ook.