In veel bedrijven is er één iemand die aan het begin van de maand een paar uur kwijt is aan hetzelfde klusje. De omzet uit de boekhouding, de uren uit de planning, de openstaande facturen uit een ander scherm en de rest uit een bestand op de server. Alles bij elkaar in één overzicht, netjes opgemaakt, en dan rond.
Dat overzicht klopt op de dag dat het gemaakt wordt. Daarna niet meer. En het gaat sowieso over de maand die al voorbij is.
Waarom een maandoverzicht tekortschiet
De verloren uren zijn maar een deel van het probleem.
Een overzicht dat op de tiende klaar is, gaat over de vorige maand. Als daaruit blijkt dat een klant te weinig heeft opgeleverd of dat een project uitloopt, ben je te laat om nog bij te sturen.
Omdat het maken tijd kost, gebeurt het maandelijks in plaats van dagelijks. Tussendoor stuurt iedereen op gevoel en blijft iets soms drie weken onopgemerkt.
Een handgemaakt overzicht is ook moeilijk volledig te vertrouwen. Een periode loopt niet gelijk, een filter blijft staan of een regel valt buiten de selectie. Bij een onverwachte uitkomst gaat de discussie dan eerst over de cijfers en pas daarna over het probleem.
Wat er voor in de plaats komt
Geen ingewikkeld pakket. Meestal is dit voldoende: één scherm met de vijf tot tien getallen waar jij op stuurt, die zichzelf bijwerken vanuit de software die je al gebruikt.
Denk aan wat er openstaat en hoe lang al, wat er deze maand omging tegenover vorige maand, wat er klaarstaat om te factureren, welke klussen achterlopen en waar de capaciteit deze week zit. Welke getallen dat bij jou zijn, hangt van je bedrijf af. De vraag die telt is steeds dezelfde: neem je een besluit op basis van dat getal? Zo niet, dan hoort het er niet op.
Dat scherm mag saai zijn. Het hoeft niet mooi te zijn, het moet kloppen en het moet in vijf seconden te lezen zijn.
Waarom “we hebben al rapportages” meestal niet genoeg is
De meeste pakketten hebben ingebouwde overzichten, en die zijn vaak prima. Ze hebben alleen één beperking: ze kennen alleen wat er in dat ene pakket zit.
De cijfers waarop je stuurt komen vaak uit twee of drie hoeken tegelijk: omzet uit de boekhouding, gewerkte uren uit de planning en klanten uit een eigen lijst. Eén pakket kent die combinatie niet. Daarom voegt iemand de gegevens elke maand met de hand samen.
Hoe zo’n overzicht tot stand komt
Een korte volgorde die in de praktijk werkt:
- Begin met de vraag die je iedere week wilt beantwoorden. Daaruit volgen de cijfers die je nodig hebt.
- Zoek uit waar die cijfers nu staan. Vaak is de helft al digitaal beschikbaar.
- Leg vast wat ieder getal betekent. Telt omzet bijvoorbeeld op factuurdatum of op leverdatum?
- Begin met één scherm. Meer schermen vragen meer onderhoud en worden minder gebruikt.
- Toon wanneer de gegevens voor het laatst zijn bijgewerkt.
Wat het oplevert
Je bespaart de uren die in het samenstellen gingen zitten. Ook kun je sneller vragen beantwoorden waarvoor eerder een half uur uitzoekwerk nodig was.
Als je wilt weten of het bij jou uit kan, reken dan eerst uit wat het maken van die overzichten nu per jaar kost. Hoe je dat doet staat in wat kost dat handwerk je nu eigenlijk. En zitten de cijfers in verschillende systemen die niets van elkaar weten, lees dan ook twee systemen die niets van elkaar weten.
Wil je dat ik meekijk welke getallen bij jou het verschil maken? Plan dan een gratis bedrijfsscan. Een uur meekijken is genoeg om te zien waar het overzicht ontbreekt.