“Het kost veel tijd” is geen argument waar je een besluit op kunt baseren. “Het kost ons ruim 200 uur per jaar en er gaan er vier per jaar mis” wel.
Toch begint bijna elk gesprek over software bij de prijs van het bouwen, terwijl de belangrijkste helft van de som ontbreekt: wat het nu kost om het te laten zoals het is. Zonder dat getal weet je niet of iets duur is. Hieronder staat hoe je het in ongeveer tien minuten zelf uitrekent.
Stap 1: schrijf op welk werk terugkeert
Niet alles, alleen het werk dat elke week op dezelfde manier terugkomt. Denk aan:
- gegevens die van het ene scherm naar het andere worden overgetypt;
- een overzicht dat iemand maandelijks met de hand in elkaar zet;
- formulieren die per klant of per order opnieuw worden ingevuld;
- lijstjes die je moet controleren omdat er soms iets mist;
- mailtjes en telefoontjes met steeds dezelfde vraag.
Vraag dit aan de mensen die het werk doen, niet aan jezelf. Zij weten precies waar de irritatie zit, en dat is bijna altijd dezelfde plek als waar het geld weglekt.
Stap 2: reken de uren om naar een jaar
Per taak: hoeveel minuten kost het, en hoe vaak gebeurt het? Vermenigvuldig dat naar een jaar. Een handige vuistregel is 46 werkweken, dus vakantie en feestdagen eraf.
Een voorbeeld. Twee mensen typen elk dag zo’n twintig minuten orders over van de mail naar het planningsbestand. Dat is 40 minuten per dag, ongeveer 3,3 uur per week, dus ruim 150 uur per jaar. Meer dan vier volle werkweken, aan werk dat niemand ziet en waar geen klant voor betaalt.
Reken in uren, niet meteen in euro’s. Uren zijn makkelijker te controleren en er valt minder over te discussiëren. Pas aan het eind vermenigvuldig je met wat een uur je werkelijk kost: het loon plus de werkgeverslasten van degene die het doet. Doe je het zelf in de avond, reken dan met wat dat uur je waard is.
Stap 3: tel de fouten mee
Dit is de post die het vaakst wordt vergeten en meestal het zwaarst weegt. Handwerk gaat af en toe mis, en dat is geen kwestie van beter opletten. Iemand die honderd keer hetzelfde overtikt, tikt er een keer naast.
Loop per soort fout deze drie langs:
- Hoe vaak gebeurt het per jaar?
- Hoeveel tijd kost het om het recht te zetten, inclusief het uitzoekwerk?
- Wat kost het aan geld: een creditnota, een spoedlevering, een korting om het goed te maken, of een klant die niet terugkomt?
Vier verkeerde facturen per jaar die elk een paar uur uitzoekwerk en een vervelend gesprek kosten, wegen zwaarder dan menigeen denkt. Voor de zekerheid: reken hier voorzichtig, met het lage getal. De som moet ook overtuigend zijn als je hem streng maakt.
Stap 4: kijk naar wat blijft liggen
De laatste post is het lastigst te becijferen en vaak de grootste. Wat gebeurt er niet, omdat het handwerk voorgaat?
- Facturen die pas weken later de deur uit gaan, waardoor je geld later binnenkomt.
- Offertes die een dag later verstuurd worden dan die van de concurrent.
- Achterstallige betalingen waar niemand achteraan zit.
- Klussen die niet aangenomen worden omdat de administratie het niet trekt.
Zet hier alleen bedragen neer die je kunt onderbouwen. Eén getal dat je niet hard kunt maken, ondermijnt de hele berekening.
Het getal waar het om gaat
Tel de drie posten op en zet er de vraag naast: wat mag het kosten om dit op te lossen? Een paar richtlijnen die ik zelf aanhoud:
- Verdient het zich binnen ongeveer een jaar terug, dan is het bijna altijd verstandig.
- Duurt dat twee tot drie jaar, dan hangt het ervan af hoe zeker die besparing is en of het werk toch al gaat veranderen.
- Duurt het langer, dan moet je het niet doen. Dan is er waarschijnlijk een eenvoudiger oplossing, of is het probleem gewoon niet groot genoeg.
Let op één ding: reken nooit met honderd procent besparing. Een programma haalt het overtypen weg, niet het nadenken. Ga uit van zeventig tot tachtig procent van de uren op de taken die je echt automatiseert. Als het dan nog steeds uitkomt, is het een goed plan.
Wat je met dit getal kunt
Het levert je drie dingen op, ook als je uiteindelijk niets laat bouwen. Je weet welk onderdeel het meeste kost, dus waar je moet beginnen. Je hebt een grens waarboven een offerte niet meer verstandig is. En je kunt achteraf controleren of het heeft opgeleverd wat er beloofd was.
Dat is ook precies waarom ik geen prijslijst heb. De prijs van een stuk software zegt niets zolang je niet weet wat het probleem je kost. Eerst dat getal, dan pas het gesprek over geld.
Liever samen doorrekenen
Deze som kun je prima zelf maken. Wil je liever dat iemand meekijkt die weet waar het meestal weglekt, dan is daar de gratis bedrijfsscan voor. Ik kom een uur langs, we lopen samen het werk langs en daarna heb je dit getal zwart op wit. Komt er geen fatsoenlijk bedrag uit, dan hoor je dat gewoon.
Wil je verder lezen: in je Excel-bestand is ontgroeid staan de signalen dat het knelt, en in standaardpakket of software op maat staat hoe je die twee tegen elkaar afweegt.