Veel gesprekken beginnen met dezelfde vraag: bestaat hier niet gewoon een pakket voor?
Vaak wel. Een bestaand pakket is meestal sneller, goedkoper en minder riskant. Bij sommige bedrijven past het alleen steeds net niet. De omwegen die daardoor ontstaan kosten jarenlang tijd zonder op een factuur te verschijnen.
Wat een pakket goed doet
Een standaardpakket is software die door duizenden bedrijven wordt gebruikt en waarvan de kosten dus over al die bedrijven verdeeld worden. Dat levert je veel op:
- Je kunt vaak morgen beginnen.
- De prijs staat vast en is per maand overzichtelijk.
- Er zit een leverancier achter die doorontwikkelt en updates uitrolt.
- Er is documentatie, er zijn cursussen en er is iemand die je kunt bellen.
- Nieuwe medewerkers kennen het soms al.
Voor veel bedrijfswerk is dit de juiste keuze. Voor boekhouding, loonadministratie en e-mail zou ik bijvoorbeeld geen maatwerk laten bouwen.
Waar het knelt
Een pakket is gebouwd voor het gemiddelde van een branche. Als jouw bedrijf op een paar punten van dat gemiddelde afwijkt, en dat is precies waar je je geld mee verdient, dan zie je vier dingen gebeuren:
Mensen bedenken dan omwegen. Een veld dat voor iets anders bedoeld is bevat nu de projectcode. Na een exportknop volgt een half uur in Excel. Het werkt, maar kost iedere week tijd.
Je gebruikt misschien maar twintig procent van het pakket, terwijl juist een functie die je nodig hebt ontbreekt.
Wat het pakket niet doet, doet iemand met de hand. Dat werk blijft buiten beeld omdat het in niemands begroting staat.
Aanpassen kan niet of duurt lang. Als één van duizenden klanten komt je verzoek op een lijst terecht.
Een standaardpakket is voor een gemiddelde werkwijze gebouwd. De kosten van afwijkingen komen bij jouw bedrijf terecht en staan niet apart op een factuur.
Vier vragen die de keuze bepalen
1. Zit het verschil in wat jou onderscheidt?
Werk je anders dan de rest omdat dat toevallig zo is gegroeid, dan kun je je vaak beter aanpassen aan het pakket. Win je juist klanten met die andere werkwijze, dan is het onverstandig om die op te geven omdat de software het niet aankan.
2. Hoe vaak gebeurt het?
Een omweg die één keer per maand een kwartier kost, kun je laten zitten. Tien minuten werk dat vijf keer per dag terugkomt, telt op tot een paar weken per jaar.
3. Wat gebeurt er als het fout gaat?
Handwerk gaat af en toe mis. Als een typefout een verkeerde factuur of mislukte levering veroorzaakt, weegt dat zwaarder dan alleen de invoertijd.
4. Wat is er straks van jou?
Bij een pakket huur je toegang zolang je betaalt. Bij maatwerk betaal je voor software die daarna van jou is, inclusief de code en de gegevens. Dat verschil telt vooral bij software waarop je dagelijkse bedrijfsvoering draait.
De middenweg die de meeste bedrijven nodig hebben
Het is zelden alles of niets. De situatie die ik het vaakst tegenkom: het pakket doet tachtig procent goed en er ontbreekt één ding. Dan is de verstandigste stap dat ene stuk ernaast bouwen en het aan het pakket laten praten, zodat wat je invoert op beide plekken klopt.
Je houdt dan alles wat al werkt, je hoeft niemand opnieuw op te leiden, en het risico is klein omdat je iets kleins bouwt in plaats van iets groots. Meer daarover staat op de pagina software op maat.
Reken het eerlijk door
De meeste vergelijkingen gaan mis omdat de prijs van het pakket wél wordt meegeteld en de uren eromheen niet. Zet ze naast elkaar over drie jaar:
- Bij het pakket: het abonnement per gebruiker, plus de uren die iedereen kwijt is aan omwegen en handwerk, plus wat fouten je kosten.
- Bij maatwerk: de bouw, plus wat het draaiend houden kost, plus de aanpassingen die je later nog wilt.
Hoe je aan die uren komt, staat in wat kost dat handwerk je nu eigenlijk. Zonder die getallen is het een gevoelskwestie, en dan wint bijna altijd de optie die vooraf het goedkoopst lijkt.
Wanneer ik een pakket zou kiezen
Als er een pakket bestaat dat past bij hoe jij werkt: neem dat pakket. Maatwerk wordt pas interessant als er niets bestaat dat aansluit bij jouw manier van werken, of als je pakket bijna alles al doet en er nog één ding ontbreekt.
Twijfel je in welke situatie je zit? Tijdens de gratis bedrijfsscan kijk ik een uur mee hoe je nu werkt en zeg ik je eerlijk wat ik zou doen, ook als dat betekent dat je gewoon bij je huidige pakket blijft.