Bij veel bedrijven zit de planning, urenregistratie, voorraad of offerteadministratie in één Excel-bestand. Het bestand is jarenlang uitgebreid, bevat formules waarvan de herkomst niet altijd meer duidelijk is en wordt vaak door één persoon beheerd.
Zo’n bestand is geen rommel. Het laat juist zien welke gegevens het bedrijf nodig heeft en hoe het werk loopt. Daarmee is het een bruikbare blauwdruk voor software. Het gaat pas knellen als het bedrijf verder groeit.
Waarom Excel zo ver komt
Excel is niet voor niets de meest gebruikte bedrijfssoftware ter wereld. Je hebt geen leverancier nodig, geen project en geen goedkeuring. Je begint gewoon. Elke uitzondering in jouw manier van werken kun je erin kwijt, terwijl een standaardpakket je vaak dwingt om het net iets anders te doen.
Daarom is het bijna altijd de juiste eerste stap. De vraag is niet of je het goed hebt aangepakt, maar of het nog steeds de goedkoopste oplossing is.
Zes signalen dat je eruit gegroeid bent
1. Meer dan één persoon moet erin werken
Zodra twee mensen tegelijk iets willen bijwerken, gaat er iemand wachten of gaat er een kopie rond. Vanaf dat moment is niet meer duidelijk welke versie klopt.
2. Bestanden heten “definitief”, “definitief nieuw” en “definitief 2”
Die namen zijn geen slordigheid. Ze ontstaan als niemand een belangrijk bestand zomaar durft te overschrijven.
3. Dezelfde gegevens worden ergens anders opnieuw ingevoerd
Wat in het bestand staat, wordt daarna overgetypt in de boekhouding, op een formulier of in een mail. Dat is vaak het duurste signaal. Daarover schreef ik apart: wat dubbel overtypen je kost.
4. Niemand durft de formules aan te raken
Het bestand werkt, maar niemand weet meer precies waarom. Daardoor verandert het niet mee als de werkwijze wel verandert.
5. Een eenvoudige vraag kost een half uur uitzoekwerk
Hoeveel staat er open bij die klant? Wat hebben we vorige maand aan die dienst verdiend? Als het antwoord steeds moet worden uitgezocht, ontbreekt een bruikbaar overzicht.
6. Fouten vallen pas buiten het bedrijf op
Een verkeerd getal of een versleepte regel wordt pas gezien door de klant of accountant. Dan kost de fout geld en vertrouwen.
Eén signaal is nog geen probleem. Drie of meer betekent meestal dat het bestand niet meer meegroeit met het bedrijf.
Wat wachten je kost
De rekening voor te lang doorgaan komt zelden in één keer binnen. Hij komt in kleine stukjes: een half uur per dag aan overtypen, een avond in de maand aan bij elkaar zoeken, een factuur die te laat de deur uit gaat, een order die tussen wal en schip valt.
Tel dat eens een jaar op. In wat kost dat handwerk je nu eigenlijk staat hoe je dat in tien minuten uitrekent voor je eigen bedrijf. Vaak schrikken mensen daarvan, en meestal is dat precies het bedrag dat de beslissing makkelijk maakt.
Wat er dan voor in de plaats komt
De vervanger hoeft geen groot systeem te zijn. Meestal staan de gegevens voortaan op één plek, kunnen meerdere mensen tegelijk werken en wordt ingevoerde informatie hergebruikt. Het programma werkt ook op een telefoon.
Een goed voorbeeld staat in de case van Vessia. Dat begon met Excel-bestanden die ik jaren geleden zelf had gemaakt voor een binnenvaartschipper. Die deden prima dienst, tot bleek dat elke reis alsnog vier keer werd ingevoerd: in het overzicht, op het formulier van de bevrachter, op de factuur en in de weekstaat. In het programma dat daarvoor in de plaats kwam leg je een reis één keer vast en volgt de rest daaruit.
Wanneer je juist in Excel moet blijven
Niet elk bestand hoeft weg. Blijf gerust waar je bent als:
- er maar één persoon mee werkt en dat zo blijft;
- de gegevens nergens anders opnieuw ingevoerd hoeven te worden;
- je het een paar keer per maand gebruikt in plaats van elke dag;
- het vooral rekenwerk is en geen administratie die moet blijven kloppen.
Software bouwen om het bouwen is zonde van je geld. Als het bestand doet wat het moet doen, is het een prima oplossing.
Hoe je begint zonder groot project
Je hoeft niet in één keer voor een heel systeem te tekenen. Het werkt beter om te beginnen bij dat ene onderdeel dat de meeste tijd of de meeste fouten kost, dat in gebruik te nemen en daarna pas verder te kijken.
Daar is de gratis bedrijfsscan voor: ik kom een uur langs, kijk mee hoe je nu werkt en daarna weet je wat er te winnen valt en wat dat per jaar oplevert. Valt er weinig te halen, dan hoor je dat net zo eerlijk. Wil je eerst zien wat ik zoal bouw, kijk dan bij software op maat.