Je neemt een order aan. Die zet je in de planning. Daarna gaat hij in de boekhouding voor de factuur. Ondertussen gaat er een bevestiging naar de klant, en aan het eind van de week worden dezelfde gegevens nog een keer opgevoerd in het overzicht dat je bijhoudt.
Vier keer dezelfde naam, hetzelfde adres, hetzelfde aantal, dezelfde datum. Vraag je iemand waarom, dan is het antwoord zelden principieel. Het is gewoon zo gegroeid.
Waarom dit bijna overal gebeurt
Dit is geen luiheid en geen slordigheid. Het is het gevolg van iets simpels: elk systeem bewaart zijn eigen kopie van dezelfde gegevens, en die systemen weten niets van elkaar.
Elk van die softwarepakketten is los prima gekozen. De boekhouding is goed in boekhouden, de webshop is goed in verkopen. Alleen heeft niemand ooit besloten dat de mens ertussen de koerier zou worden. Dat rolde eruit.
Vier kosten die makkelijk buiten beeld blijven
Twintig minuten per dag is ruim 75 uur per jaar, en dat is nog een voorzichtige schatting voor één persoon. Reken het na met de methode uit wat kost dat handwerk je nu eigenlijk.
Fouten vormen vaak de grootste post. Wie honderd keer hetzelfde overtikt, tikt er een keer naast. Een cijfer wordt verwisseld, een datum is verkeerd of een adres klopt net niet. Zo’n fout valt meestal pas op als de factuur al is verstuurd of de vrachtwagen al rijdt.
De systemen zijn bovendien nooit tegelijk bijgewerkt. In de tijd tussen beide invoermomenten weet niemand zeker welke versie klopt. Het antwoord op een vraag hangt dan af van het scherm dat toevallig openstaat.
Handwerk hangt ten slotte aan een persoon. Is die er een week niet, dan stapelt het werk zich op en gebruikt het bedrijf intussen achterhaalde gegevens.
Wat een koppeling in gewone taal is
De meeste softwarepakketten hebben een ingebouwde deur waardoor andere systemen gegevens mogen ophalen en afleveren. Je merkt daar niets van als gebruiker, maar het is er wel.
Zo’n koppeling doet één ding: de gegevens die je op de ene plek invoert, komen op de andere plek terecht zonder dat iemand ze overtikt. Niet één keer, maar elke keer. Vanaf dat moment heb je nog steeds twee systemen, maar niet meer twee waarheden.
Waar je op moet letten:
- Spreek af in welke richting de gegevens gaan en welk systeem gelijk heeft als er verschil is.
- Kies hoe vaak de koppeling draait. Voor veel bedrijven is eenmaal per uur genoeg en dat is eenvoudiger te bouwen dan een directe koppeling.
- Zorg dat een mislukte overdracht later opnieuw wordt geprobeerd en zichtbaar blijft. Een koppeling die stilletjes stopt is erger dan geen koppeling.
En als er geen koppeling in zit
Dat komt voor, vooral bij oudere software of bij een pakket dat speciaal voor jouw branche is gemaakt. Er is dan bijna altijd een andere weg, want ergens komt de informatie er wel uit: een bestand dat je kunt downloaden, een mail met een bijlage, of een overzicht dat je kunt afdrukken.
Een programma kan dan het bestand, de bijlage of het overzicht verwerken dat nu met de hand wordt gedownload en overgetikt. De techniek erachter is minder netjes, maar het overtypen verdwijnt alsnog.
Hoe dat er in de praktijk uitziet
De duidelijkste die ik heb gebouwd staat beschreven in de case van Vessia. Een binnenvaartschipper voerde elke reis vier keer in: in zijn eigen overzicht, op het formulier van de bevrachter, op de factuur en in de weekstaat. Steeds dezelfde tonnages, datums en plaatsen.
De oplossing was niet een sneller formulier, maar één plek waar de reis staat. De factuur, het formulier van de bevrachter en de weekstaat worden daaruit opgebouwd. Zijn eigen formulieren, die de bevrachter zo herkent, vullen zichzelf. Wat er één keer in staat, wordt nooit meer overgetikt.
Waar je begint
Zoek het moment waarop dezelfde gegevens voor de tweede keer worden ingevoerd. Dat is bijna altijd het punt met de beste verhouding tussen wat het kost om op te lossen en wat het oplevert.
Je hoeft daarvoor niets te vervangen. Alle software die je nu gebruikt blijft staan; er komt alleen een verbinding tussen. Meer over hoe dat werkt staat op de pagina software op maat.
Weet je niet zeker waar bij jou de dubbele invoer zit? Tijdens de gratis bedrijfsscan loop ik een uur met je mee en wijs ik precies aan waar het gebeurt en wat het je per jaar kost.